Virtueel onboarden: zelfde bestemming, andere reis

Iedereen mee aan boord? De jaarlijkse onboarding voor nieuwe medewerkers van ingrediëntenproducent BENEO werd dit jaar noodgedwongen een online traject. Een virtuele reis met LUDO als copiloot. Veiligheidsgordels om? Weg zijn wij.

Welkom in MS Teams

Eind 2020 zitten Learning & Development manager An Fobelets en haar collega’s bij BENEO met de handen in het haar. Elk jaar verwelkomen ze immers nieuwe werknemers vanuit verschillende windstreken voor een intensief onboardingstraject. Van zondag tot vrijdag dompelen ze nieuwe collega’s onder in de bedrijfscultuur van BENEO. Na afloop kennen ze het bedrijf en elkaar door en door. Dat is de opzet. “Het is de bedoeling dat ze BENEO echt voelen”, legt An uit. “Maar hoe doe je dat wanneer je elkaar fysiek niet mag ontmoeten en daarnaast grenzen en bedrijfspoorten gesloten blijven? Een online onboarding organiseren?

Aanvankelijk stond ik hier twijfelachtig tegenover. Online vraagt immers om een hele andere aanpak. Bovendien: kan je hiermee hetzelfde bereiken? Veel vragen dus en niemand van ons had ervaring met het organiseren van online events. MS Teams was nog lang niet ingeburgerd, zelfs met meerdere schermen werken was tot dan toe vreemd.”

LUDO als copiloot

An legt haar oor te luister in haar netwerk en botst zo op LUDO. Begin 2021 vinden de eerste verkennende gesprekken plaats en in februari vertrekken ze samen op een virtuele trip. “De klik met Yves en zijn team was er meteen. We zijn van nul vertrokken. Letterlijk. Zonder schroom konden we beginnersvragen stellen, die dan toch niet zo van de pot gerukt leken. (lacht) Stap voor stap, op ons tempo namen ze ons mee. Het was best een intens traject want de eerste sessie zou op 29 april 2021 plaatsvinden en daarna zouden er nog eens zeven volgen.”

Ben jij ook op zoek naar oplossingen voor je (online - offline) event? Hier vind je meer info of neem contact op.

Verbinding en coaching

Voor An is het al snel duidelijk dat je een live event niet letterlijk kan vertalen naar online versie. Ze laat haar oorspronkelijk scenario volledig los. “De objectieven van zo’n onboarding moesten uiteraard wel behouden blijven: dus nieuwe werknemers oriënteren, motiveren en nog meer goesting doen krijgen in hun job. Ook elkaar leren kennen en connecteren is een belangrijke. We zijn beginnen brainstormen en dan is het concept van letterlijk onboarden op een vliegtuig en alles wat daarbij komt kijken, uit de bus gekomen. Met een boardingpass, een eventpagina als check-in … Yves heeft ons tijdens heel dit proces begeleid. Daarnaast stonden hij en zijn team in voor de grafische uitwerking, van slides tot eventpagina. Maar waar we nog het meest aan gehad hebben, is de coaching door LUDO.”

Wifi & koffie

Het belang van dat coachen wordt voor An nog urgenter als blijkt dat het traject van a tot z digitaal zal zijn. Covid-19 legt immers nog steeds beperkingen op. “Dat we nooit in real life hebben kunnen samenwerken met LUDO is nooit een issue geweest. Integendeel, ik heb altijd het gevoel gehad dat ik op elk moment een beroep kon doen op hen. Yves stond altijd langs de zijlijn en als we hem nodig hadden, dan was hij daar.”

Kortom al wat je nodig hebt is wifi & koffie om de zenuwen te baas te kunnen.

Groeien als host

Tijdens de Welcome on Board-sessies is An de host en leidt ze het geheel in goede banen. Een rol waarin ze erg is gegroeid. “Aanvankelijk wist ik niet goed hoe ik die rol moest invullen. Ik heb eerst met Sarah Algoet van LUDO gereflecteerd over welke host ik wilde zijn. Voor mij was interactie een belangrijke en dan is een veilig kader waarin iedereen zich op zijn gemak voelt een absolute vereiste. Dat wou ik als host bereiken en daarop hebben we geoefend. We zijn aan de slag gegaan met het emotionele, hoe wil je iets overbrengen? Daarnaast hebben we intens geoefend op bodylanguage. En ook het technische aspect kwam aan bod: hoe de camera gebruiken, hoe werken met verschillende schermen enzovoort.”

Bestemming bereikt

De acht sessies zijn nu achter de rug. Hoe kijkt An erop terug? “Ze waren behoorlijk pittig. Ik heb er veel nachtjes slaap voor gelaten maar het is het allemaal waard. Wat ik erg waardevol vind, is dat mensen elkaar in een veilige context hebben leren kennen. Ze hebben veel persoonlijke info prijsgegeven en ze popelen nu om elkaar in het echt te ontmoeten. Die stap komt er binnenkort trouwens en dan is de eerste drempel al weggewerkt. Ook de feedback van de deelnemers was erg positief. Alle doelstellingen hebben we met glans behaald.

Enig werkpuntje: de tijdsduur. Voor sommige deelnemers duurde het te lang. Alhoewel dat ook relatief is. Voor een live onboarding laten we hen van zondag tot vrijdag overkomen en volgen ze elke dag een intensief programma. De deelnemers zijn dan echt afwezig op kantoor. Nadeel van de online versie is dat collega’s en leidinggevende percipiëren dat de deelnemers wel aanwezig zijn en dus een beroep doen op hen. Voor ons is het een aandachtpunt om de leidinggevenden op het belang te wijzen van de online deelname van de nieuwe werknemer.”

En volgend jaar, terug naar het oude normaal? “Ik denk het niet. Voor mijn part brengen we een gemengde vorm. We behouden de sterktes van een online event en daarnaast laten we de nieuwe medewerkers elkaar ook live ontmoeten. En dan doen we graag opnieuw een beroep op LUDO.”